WhatsApp para comunicação interna: cliente, exploraremos uma variedade de casos de uso para aproveitar o WhatsApp para comunicação interna.

Comunicação do funcionário: mais importante do que nunca

A comunicação organizacional eficiente sempre foi uma preocupação. Embora, hoje, esteja se tornando cada vez mais à medida que os estudos continuam a confirmar a correlação direta entre a felicidade do funcionário e do cliente . Além disso, a má comunicação foi considerada uma das causas fundamentais da desmotivação no local de trabalho .

De qualquer maneira que você olhe para as coisas, uma boa comunicação é importante.

Ainda assim, apesar de todo o avanço tecnológico, ao ouvir “comunicações de funcionários”, as primeiras associações não são necessariamente positivas. Muitas pessoas associam a frase a muitas reuniões, cadeias de e-mail, boletins informativos da empresa, memorandos de RH, intranets complexas …

Você sabia que as pessoas tendem a negligenciar ou até evitar a comunicação se ela vier por meio de um dispositivo ou canal que não se sentem confortáveis ​​em usar? Para uma empresa, o incômodo com os canais de comunicação interna pode representar um problema sério para a satisfação dos funcionários e a execução eficiente dos principais fluxos de trabalho. Já se foi o tempo em que só trabalhávamos em computadores desktop e dependíamos do e-mail.

Hoje, estamos rodeados de tablets, smartphones, laptops, ultrabooks, blocos de notas, smartwatches … tecnologia que nos ensinou a não esperar, mas a exigir rapidez e conforto. Quer garantir que as informações cheguem e sejam lidas por seus funcionários em tempo hábil?

Por que não deixá-los se comunicar da maneira mais natural possível? Para a geração Millenial que representará 75% da força de trabalho total até 2025 , essa forma natural de comunicação é o chat .

Na verdade, muitos aplicativos orientados para b2b aproveitaram a cultura do chat , criando uma solução flexível que liberou comunicações internas do desktop …

O que falta no WhatsApp para outra comunicação interna?

Mas e se você não precisasse fazer seus funcionários se adaptarem a nenhum novo canal, ferramenta ou intranet? E se esse canal fosse algo que eles já usam no dia a dia? Essa é a resposta à pergunta no cabeçalho desta seção. WhatsApp tem familiaridade.

Sendo ativamente usado por 1,6 bilhão de pessoas todos os meses, é o aplicativo de mensagens mais popular da história. Portanto, a maioria das pessoas usa o aplicativo diariamente e está intimamente familiarizada com sua interface.

Usar o aplicativo em comunicações empresariais remove o obstáculo de fazer os funcionários se adaptarem a um sistema desconhecido. Quase inadvertidamente, ele garante que as mensagens recebidas sejam revisadas regularmente.

De fato, desde o lançamento oficial do API WhatsApp de negócios, muitas empresas focado em utilizar o aplicativo para reinventar seu plano de comunicação interna em vez de oferecer o serviço aos seus clientes – uma tendência que vimos principalmente no comércio eletrônico, viagens e indústrias de hospitalidade e imóveis.

Acreditamos que a integração da API do WhatsApp Business em sua estratégia de comunicação interna pode aumentar a troca de conhecimento entre os funcionários; forjar colaboração; simplificar processos complexos de RH e fomentar a cultura positiva da empresa.

Como usar o WhatsApp para comunicação interna

Embora os tipos de comunicação interna possam variar entre os setores e também sejam fortemente influenciados por objetivos de negócios específicos, identificamos 10 casos de uso comuns nos quais o uso do Whatsapp para comunicação com funcionários pode realmente fazer a diferença.

1. Fornecer suporte de integração

Um ambiente de trabalho acelerado típico de qualquer empresa moderna torna a integração eficaz um desafio. No entanto, é importante que você se esforce. O primeiro mês do funcionário é quando a maioria dos hábitos e relacionamentos são formados.

Uma integração bem-sucedida deve educar, envolver e garantir a conformidade … Mas, mesmo que você encontre tempo para revisar todos os aspectos do trabalho, bem como a história e a direção da empresa, é claro que muitas informações simplesmente não ficarão com seu novo funcionário.

Além disso, os novos contratados costumam ser tímidos para fazer perguntas “estúpidas” ou perguntar novamente se por acaso esquecerem uma informação.

Criar um bot do WhatsApp para servir como elemento de apoio no processo pode aliviar a maior parte dessa pressão. Imagine um assistente de integração que pode fornecer instantaneamente:

• Suporte sobre a documentação necessária de RH (por exemplo, conselhos sobre como preencher formulários ou explicações sobre cláusulas adicionais no contrato, como propriedade intelectual, etc.)
• Informações sobre a história da empresa / equipe, valores, missão e objetivos atuais
• Informações sobre a cultura da empresa, políticas e regras de conduta do escritório
• Guias e suporte para as ferramentas digitais da empresa, etc.

2. Enviar boletim informativo da empresa

Boletins informativos não são novidade. Durante anos, eles têm sido usados ​​para comunicar aos funcionários o que está acontecendo dentro da empresa, tais como:

• Novos objetivos da empresa
• Visão geral da estratégia de negócios
• Novas contratações
• Inovações de produto / serviço
• Últimos sucessos, desempenho e progresso geral.

No entanto, a comunicação por e-mail tem se mostrado um tanto lenta e passiva para a cultura “instantânea e interativa” induzida pela tecnologia.

Usar o WhatsApp para este tipo de comunicação interna pode não só garantir uma maior taxa de abertura, mas também oferecer oportunidades de interação. Por exemplo, em um bate-papo individual, um funcionário pode solicitar mais informações sobre um determinado tópico que um bot correspondente pode fornecer rapidamente.

Ou o boletim informativo pode ser enviado para um grupo de bate-papo departamental criado pela empresa, onde os funcionários podem compartilhar suas opiniões e iniciar uma discussão.

3. Colete feedback dos funcionários

O feedback é uma parte importante para garantir a satisfação do funcionário. Ele permite que você identifique e resolva problemas antes que se tornem um problema mais sério. Conseqüentemente, coletar feedback relevante ajuda a melhorar sua cultura geral de trabalho e, por padrão, a atrair talentos desejáveis. No entanto, obter feedback nem sempre é fácil, especialmente se seus funcionários não (ou apenas muito raramente) trabalham em uma mesa.

Portanto, um dos melhores usos do WhatsApp para a comunicação dos funcionários é lançar uma pesquisa de feedback que seja rápida e confortável de ser respondida.

4. Promova workshops, oportunidades de treinamento / acompanhamento e novas aberturas

Se a sua empresa tem uma cultura de organização de workshops e oportunidades de treinamento frequentes ou, melhor ainda, de contratação de pessoal para a gestão de cargos de sua própria base … O WhatsApp é o canal perfeito para divulgar os eventos e as vagas de emprego e também coletar inscrições / inscrições. Frequentemente, os e-mails são esquecidos, esquecidos ou vistos tarde demais para serem relevantes. Por outro lado, a maioria das pessoas verifica as mensagens instantâneas minutos após serem recebidas.

Usar o WhatsApp como seu principal canal de comunicação é uma ótima maneira de aumentar a conscientização sobre as oportunidades de carreira e educação que sua empresa pode oferecer, resultando em uma redução na rotatividade de funcionários.

5. Fornecer às equipes uma plataforma de tomada de decisão e colaboração

O chat tornou-se uma forma comum de discutir assuntos importantes e tomar decisões, em vez de falar oralmente, especialmente aqueles que precisam de uma tomada de decisão urgente. Ter tudo por escrito também torna o processo e seu resultado claros para os funcionários e seus superiores.

Por meio de grupos do WhatsApp ou bate-papos individuais, funcionários e gerentes podem colaborar melhor em assuntos que exigem ação rápida. Os funcionários podem receber as informações de que precisam com mais rapidez.

Além disso, o WhatsApp minimiza a necessidade de enviar vários e-mails para diferentes contatos, que também demoram mais para responder. Permitir que seus funcionários usem um canal de comunicação com o qual se sintam confortáveis ​​é especialmente importante se trabalharem remotamente ou em campo e cara a cara a comunicação é impossível.

6. Promova a cultura da empresa

O WhatsApp para comunicação interna não precisa ser totalmente profissional. Pelo contrário, é uma ótima ferramenta para ajudá-lo a lançar as bases para uma cultura empresarial positiva. Assim, além de coletar e ouvir feedback para que seus funcionários se sintam cuidados, você pode usar o canal para:

• Envie mensagens positivas / motivacionais que reúnam as equipes
• Expresse gratidão por um trabalho bem feito
• Incentive e promova eventos sociais relacionados ao trabalho e não relacionados ao trabalho (vendas de bolos beneficentes ou eventos esportivos; competições amistosas; formação de equipes e assim por diante)
• Promova o envolvimento dos funcionários por meio de questionários e concursos

7. Digitalize seu RH

Quando se trata de RH, o WhatsApp pode fazer muito para acelerar as coisas. Ele pode se tornar o bot de perguntas frequentes de RH que pode ser acessado ou também um canal que agiliza a papelada.

Por exemplo, se todos na empresa precisarem atualizar um formulário para o RH, o chatbot pode entregar uma cópia desse formulário e lembrar as pessoas que não responderem para que o formulário seja assinado e entregue dentro do prazo. Como alternativa, os funcionários podem usar a verificação de bot em seus dias de férias disponíveis, feriados futuros e assim por diante.

8. Compartilhar cronogramas / planos de turnos

Se o bom funcionamento do seu negócio depende de uma programação eficiente e de planos de turnos em constante mudança para funcionários em diferentes locais, o WhatsApp é a maneira certa de manter todos organizados e atualizados.

A plataforma não só permite que você compartilhe a programação prontamente com toda a equipe, mas também garante que as alterações de última hora sejam recebidas e visualizadas imediatamente.

9. Inscrição e registro

Você precisa organizar ou reunir uma equipe de funcionários para ajudá-lo a realizar um evento ou precisa de voluntários para o projeto mais recente ou até mesmo para uma emergência?

O Whatsapp é a plataforma perfeita para enviar seu pedido e permitir que os interessados ​​se cadastrem instantaneamente usando o aplicativo.

10. Alertas e notificações

Guardamos o caso de uso mais óbvio para o último. Independentemente dos objetivos de comunicação específicos do domínio … a maioria das empresas precisa que seus funcionários recebam alertas e notificações sobre leads recebidos; remessas; relatórios; inventário; vendas; tráfego online; verificações de segurança e assim por diante … A lista pode continuar indefinidamente.

As notificações push do WhatsApp garantem que seus funcionários recebam informações onde quer que estejam, em tempo real. Isso torna a solução API do WhatsApp um ativo para pessoas que trabalham em campo , como corretores imobiliários.

Ele economiza tempo e dinheiro de sua empresa inventando seu próprio sistema de comunicação interna ou gastando tempo ensinando seus funcionários a usá-lo.